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Ein Einzelbüro ist der ideale Platz für eine lange Telko.
Desk Sharing – Was sind die Vorteile?
Die Auslastung der Büroräume in Deutschland beläuft sich im Schnitt auf nur etwa 70% . Teilzeit, Urlaub, Krankheit, Dienstreisen, Weiterbildungen oder Homeoffice sind die Gründe, warum viele Büroarbeitsplätze leer bleiben. Oft macht es für Unternehmen Sinn, weniger Arbeitsplätze anzubieten, als es tatsächliche Mitarbeiter in ihrem Unternehmen gibt. Es wird eine kleinere Bürofläche benötigt und das spart natürlich Kosten.
Desk Sharing kann den Arbeitsalltag erleichtern und auch stressfreier gestalten. Hat man schwierige Aufgaben vor sich, oder stehen viele Telefonate an, bucht man sich für diesen Tag einen Einzelplatz. Hier kann man ungestört arbeiten, telefonieren oder an Videokonferenzen teilnehmen.
Arbeitet man hingegen an einem Projekt und muss sich mit des öfteren mit Kollegen abstimmen, reserviert man sich einen Arbeitsplatz im Großraumbüro und kann sich so "auf dem kurzen Dienstweg" mit den Kollegen austauschen.
Gleiche Bedingungen an allen Arbeitsplätzen ist essenziell für ein gelungenes Desk Sharing.
Voraussetzungen fürs Desk Sharing
Grundvoraussetzung ist: Jeder Mitarbeiter sollte an jedem Arbeitsplatz auf seine Daten und Mails zugreifen können. Eine Ausstattung mit Laptops ist außerdem hilfreich. Das gibt Mitarbeitern zusätzliche Flexibilität.
Um zu vermeiden, dass es einen Ansturm auf bestimmte Plätze gibt, sollten alle Arbeitsplätze gleich ausgestattet sein. Büro X hat einen Drucker am Arbeitsplatz - alle anderen Kollegen müssen durch das Gebäude laufen? Büro Y hat eine eigene Kaffeemaschine mit Blick ins Grüne? Büro Z hat aber einen quälend langsamen Rechner? Der geneigte Leser kann sich denken, welche Büros auf Wochen ausgebucht sind. Es sollte deshalb nicht viel Unterschiede in der Ausstattung geben.
In manchen Unternehmen gilt beim Desk Sharing das Windhundprinzip: Wer morgens als erstes vor Ort ist, hat die freie Auswahl. Wer später kommt, muss nehmen, was übrig bleibt. Diese "Organisation" des Desk Sharings, birgt nicht zu unterschätzende Stressfaktoren für die Mitarbeiter und zerstört zudem den Kerngedanken dieses Konzeptes. Es empfiehlt sich deshalb, die Arbeitsplätze wirklich zu organisieren. Dies kann auch eine einfache Excel-Tabelle sein, in die man sich für einen bestimmten Tag und Platz einträgt. Mittlerweile gibt es auch zahlreiche Tools und Apps, mit denen man die Arbeitsplatzverteilung koordinieren kann.
Für Mitarbeiter:
Fünf Tipps für einen entspannten Arbeitsalltag ohne festen Arbeitsplatz
Beim Desk Sharing sollten Sie sich auf Ihre Lieblingsutensilien beschränken.
1. Desk Sharing Tipp: Clean Desk Policy
Da kein Arbeitsplatz mehr "Ihr" Arbeitsplatz ist, gilt die Clean Desk Policy. Persönliche Gegenstände wie Fotos, Postkarten oder der Glücksbringer haben nach Feierabend nichts mehr auf dem Schreibtisch verloren. Verstauen Sie persönliche Andenken, auf die Sie während Ihres Arbeitstages nicht verzichten möchten, am Ende des Tages wieder in Ihrer Tasche und hinterlassen Sie einen aufgeräumten Platz.
Es empfiehlt sich außerdem einmal kräftig auszumisten, bevor das Desk Sharing beginnt. Sie werden erstaunt sein, wie viel unnötige Unterlagen und Utensilien sich auf und um den Schreibtisch angesammelt haben, die man nicht regelmäßig braucht.
Für einen mobilen Arbeitstag gibt es mittlerweile zahlreiche Aufbewahrungssysteme, in denen Sie Ihre persönlichen Sachen aufbewahren können. Diese sollten von allen Mitarbeitern an einem zentralen Ort aufbewahrt werden, zum Beispiel in einem großen Regal, sodass keine Arbeitsplätze davon tangiert werden.
Des Weiteren sind kleine Stationen mit den "Büro-Essentials" wie Locher oder Heftgerät sinnvoll, bei denen es nur auf die Funktion, nicht aber den eigenen Geschmack ankommt. Die individuelle Ausstattung wie Stifte oder Notizbücher findet dann in der eigenen Tasche Platz.
2. Desk Sharing Tipp: Kein Blocken von Arbeitsplätzen
Die sogenannte "Handtuch-Mentalität" kennt man bisweilen vor allem aus dem Urlaub. Schon früh morgens reservieren sich Frühaufsteher die besten Plätze am Hotelpool mit einem Handtuch und legen sich nochmal genüsslich ins Hotelbett.
Desk Sharing lebt vor allem durch Flexibilität. Wenn Sie stur Ihren Lieblingsplatz bis Ende des Jahres blockieren, hat niemand etwas davon, vor allem Sie selbst nicht. Sie verbauen sich damit die Chance, mit anderen Kollegen ins Gespräch zu kommen und von neuen Impulsen zu profitieren.
3. Desk Sharing Tipp: Rücksicht auf Kollegen nehmen
Der große Vorteil beim Desk Sharing ist, die Möglichkeit, seinen Arbeitsplatz an die jeweils anstehenden Aufgaben anzupassen. Wenn Sie also wissen, dass in der Woche ein ganztägiger Workshop über Zoom bevorsteht, bei dem Sie viel reden müssen, buchen Sie aus Rücksicht auf Ihre Kollegen am besten ein Einzelbüro und belasten diese nicht mit unnötiger Dauerbeschallung.
Auch umgekehrt gilt: Blockieren Sie kein Einzelbüro, wenn Sie eh die meiste Zeit in Terminen sind oder sich mit anderen im Nebenbüro austauschen müssen. So bleiben die Plätze denen vorbehalten, die sie wirklich brauchen.
Bei so einer Begrüßung fühlt man sich auch im zunächst "fremden" Büro pudelwohl.
4. Desk Sharing Tipp: Offen sein und dem neuen Konzept Zeit geben
Zugegeben, Desk Sharing kann auch schon mal richtig nerven. Das tägliche Auf- und Abbau-Ritual des Equipments kann, gerade wenn man es eilig hat, einfach nur anstrengend sein. Aber: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Hat man erstmal die ersten Wochen hinter sich gebracht, sieht die Welt schon ganz anders aus. Geben Sie dem neuen Konzept daher Zeit und schmeißen nicht alles nach zwei Wochen schon wieder um.
Die Vorteile werden Ihnen vor allem nach sehr verschiedenen Arbeitsphasen oder Projekten erst richtig deutlich. Der flexible Wechsel zwischen Großraumbüro mit Austauschmöglichkeiten und dem Einzelbüro für Konzentration ist ein großer Luxus, der Ihren Arbeitsalltag erleichtert.
Setzen Sie sich an unterschiedliche Arbeitsplätze mit unterschiedlichen Kollegen. Sie werden von neuen Perspektiven und dem Austausch profitieren. Bestimmt lernen Sie so auch ganz neue Seiten an Ihren Kollegen kennen, mit denen Sie bisher nur flüchtig Kontakt hatten.
Beim Desk Sharing lassen sich schnell neue Kontakte knüpfen.
5. Desk Sharing Tipp: Organisation ist das A und O
Um in den noch fremden Büros nicht den halben Tag dafür aufwenden müssen, einen Briefumschlag oder einen Tesafilm zu suchen, sollten Schränke und Unterlagen beschriftt sein. Bei der Organisation von helfen Ihnen wiederablösbare Etiketten.
Diese sind außerdem hilfreich, um Tische zu kennzeichnen. Jeder Arbeitsplatz bekommt seinen eigenen Namen, so kann dieser ganz einfach für den jeweiligen Tag gebucht werden. Seien Sie ruhig kreativ bei der Namensvergabe. Wer arbeitet beispielsweise nicht gerne mal auf dem "Jupiter" oder der "Venus".
Ihr persönliches Equipment, das nicht von der Allgemeinheit genutzt werden soll, können Sie ebenfalls mit schönen Stickern, zum Beispiel Ihr Name aus Buchstabenstickern, im Handumdrehen personalisieren. Das hilft auch, wenn man doch mal etwas liegen gelassen hat.
Weitere Tipps zur Büroorganisation mit Etiketten erhalten Sie in diesem Magazinbeitrag.
Mit der entsprechenden Beschriftung der Schränke, zum Beispiel mit Etiketten der Marke Avery Zweckform, findet sich jeder schnell zurecht.
Erleichtert die morgendliche Platzsuche enorm: Eine Beschriftung der Arbeitsplätze.
Video
Eine solide Basis für das Kozept Desk Sharing in Ihrem Unternehmen zu schaffen ist also nicht schwer. Seien Sie offen für das neue Konzept und haben Sie Spaß! Auf den Geschmack gekommen? Weitere außergewöhnliche und innovative Bürokonzepte sehen Sie im nachfolgenden Video:
Na Sie ...
haben aber weit gelesen! Wenn wir Ihnen telefonisch weiterhelfen können, wählen Sie doch einfach die 0800 - 5274569 in Mülheim-Kärlich oder klicken Sie sich durch zu unserer Kontaktseite!